Giải pháp Quản lý văn bản và hồ sơ công việc là giải pháp chạy trên nền tảng web và được phát triển trên nền tảng công nghệ DOTNET của Microsoft nhằm mục tiêu tin học hóa công tác quản lý văn bản và phân công, theo dõi, xử lý công việc trực tiếp trên môi trường mạng cho các tổ chức, doanh nghiệp.
Đây là giải pháp hỗ trợ thực hiện quản lý từ khâu tiếp nhận công văn đến, phân công công việc (chia công văn) (Lãnh đạo của tổ chức Lãnh đạo Phòng, Chuyên viên) , thực hiện và theo dõi kết quả thực hiện, soạn thảo và phát hành công văn phát sinh cho đến khâu cuối cùng là lưu trữ văn bản và hồ sơ công việc.
Mục đích quan trọng hàng đầu là xây dựng một hệ thống quản lý phù hợp với yêu cầu thực tế của cơ quan, tổ chức. Cụ thể:
Xây dựng một hệ thống thông tin có mức độ chuẩn hoá cao về luồng thông tin tác nghiệp và phục vụ tích hợp dữ liệu hệ thống.
Cung cấp công cụđắc lực hỗ trợ các Chuyên viên để xử lý công việc hàng ngày.
Xây dựng một chương trình bảo đảm hoạt động tốt tại các cấp cơ quan khác nhau, đáp ứng tốt tất cả những nhu cầu sử dụng của từng chuyên viên hay nhóm chuyên viên tham gia xử lý công văn.
Giảm thiểu thời gian, công sức cho người sử dụng trong toàn bộquy trình xử lý công văn.
Trợ giúp có hiệu quảđể lãnh đạo và chuyên viên tổ chức các “Qui trình xử lý” riêng phù hợp với quá trình giải quyết các văn bản, vụ việc...
Cung cấp công cụ hỗ trợ lãnh đạo theo dõi tình hình xử lý công văn của các chuyên viên. Phân cấp xử lý văn bản theo đúng tính chất nội bộ của từng đơn vị trong cơ quan và nâng cao sự kết nối đến các cơ quan liên quan.
II. LỢI ÍCH ĐEM LẠI CHO TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP II.1. Đối với công tác Văn thư
* Quản lý và theo dõi các văn bản đi và văn bản đến qua hệ thống phần mềm: * Sốhóa thông tin văn bản đến, văn bản phát hành vào máy tính qua hệ thống phần mềm giúp lưu trữ văn bản một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm; * Chia, luân chuyển văn bản giữa các phòng ban/bộ phận thực hiện qua phần mềm, giúp giảm thiểu công sức và tăng hiệu quả công việc của bộ phận Văn thư; * Lưu vết quá trình luân chuyển, xử lý văn bản đồng thời biết được nơi đang lưu trữ văn bản gốc; * Tìm kiếm, tracứu nhanh chóng và kịp thời tất cả các văn bản khi có yêu cầu; * Tổng hợp, thống kê các văn bản đi đến theo nhiều tiêu chí. Các mẫu báo cáo thống kê được thiết kế phù hợp với yêu cầu của tổ chức, doanh nghiệp;
II.2. Hỗ trợ công tác quản lý, chỉđạo, điều hành của Lãnh đạo
* Thực hiện chỉđạo xử lý văn bản và giao việc trực tiếp qua hệ thống phần mềm; * Theo dõi được một cách toàn diện tình hình xử lý công việc, hỗ trợ quá trình ra quyết định, chỉđạo của Lãnh đạo; * Tựđộng nhắc việc các đơn vị cấp dưới giải quyết công việc theo đúng thời hạn yêu cầu; * Lãnh đạo của tổ chức có thể thực hiện việc chỉđạo, điều hành dù đang ở bất cứ nơi nào (đang đi công tác nước ngoài, đang trên máy bay,…); * Hỗ trợ các lãnh đạo cơ quan, tổ chức cũng như các lãnh đạo các đơn vị cấp dưới trong việc đưa ra các thống kê vềquá trình giải quyết công việc của các nhân viên. Các mẫu báo cáo thống kê được thiết kế phù hợp với yêu cầu của tổ chức, doanh nghiệp;
II.3. Đối với Thư ký, Tổng hợp, Ban giúp việc
* Thuận tiện trong việc truyền đạt lại ý kiến chỉđạo của Lãnh đạo xuống các đơn vị cấp dưới; * Hỗ trợ nhắc việc các đơn vị cấp dưới (việc mới được giao, việc sắp đến hạn hoàn thành, việc quá hạn); * Theo dõi được tình hình xử lý công việc từđó kịp thời đôn đốc các đơn vị liên quan giải quyết công việc theo yêu cầu của Lãnh đạo; * Nhanh chóng tổng hợp, báo cáo thống kê tình hình xửlý công việc theo yêu cầu của Lãnh đạo;
II.4. Đối với các đơn vị tham gia xử lý công việc được giao
* Nhận việc, xem ý kiến chỉđạo & nội dung công việc trực tiếp trên phần mềm; * Theo dõi được toàn diện các công việc được giao để có phương án và thực hiện xử lý kịp thời tất cả các công việc; * Được phần mềm tựđộng nhắc nhở khi có công việc mới, công việc sắp đến hạn hay công việc đã quá hạn hoàn thành; * Cho phép báo cáo tình hình xử lý công việc với Lãnh đạo một cách nhanh chóng, thuận tiện và kịp thời; * Tổng hợp tình hình xửlý công việc liên quan đến đơn vị mình một cách nhanh chóng, chính xác; * Tra cứu văn bản, đọc văn bản trực tiếp trên máy tính;
II.5. Hỗ trợ Công tác lưu trữ
Phần mềm StarDoc giúp các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng kho dữ liệu số tất cả các hồsơ, công văn, văn bản, giấy tờ
* Lưu trữ tất cả các loại giấy tờ như công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ, hồ sơcông việc, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế… * Tạo kho dữ liệu, phân loại theo các tiêu chí phù hợp * Tìm kiếm nhanh các loại hồ sơ, giấy tờ trên hệ thống phần mềm
II.6. Giao diện sử dụng dễ dàng, thuận tiện
* Sử dụng phần mềm qua trình duyệt Internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari,...), chỉ cần cài đặt phần mềm tại máy chủ mà không cần phải cài đặt tại từng máy người sử dụng; * Tất cả các đơn vị, chuyên viên đều có thể sử dụng phần mềm khi được phân quyền; o Giao diện sử dụng thân thiện với các tác nghiệp của người sử dụng 1. o Các mẫu nhập công văn đi/đến được thiết kế theo lần lượt các thông tin của công văn thật; 2. o Chương trình hỗ trợ chức năng cấp số tựđộng cho công văn đến (có thể chia thành các bộ số); 3. o Hỗ trợ chức năng nhập dữ liệu theo tên viết tắt cho các thông tin cần chuẩn hóa (tên cơ quan ban hành, loại văn bản…). Chức năng này giúp cho việc nhập liệu nhanh, không mất công lựa chọn loại văn bản trong danh mục; 4. o Chức năng kiểm trùng văn bản theo các tiêu chí như nơi gửi, số ký hiệu, ngày ký…; 5. o Hỗ trợ chức năng gắn toàn văn. Văn thư tiến hành scan công văn, văn bản gửi đến/đi và lưu vào hệ thống, phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm; 6. o Chức năng nhắc việc tựđộng hiển thị trên màn hình máy tính của người sửdụng;
III. GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP III.1. Các tính năng chính của giải pháp
o Soạn thảo và cập nhật dữ liệu phục vụ Văn thư o -Mẫu nhập phục vụ quản lý Công văn đi và đến được thiết kế theo lần lượt các thông tin của công văn thật. + Chức năng cấp số tựđộng cho công văn đến (có thểchia thành các bộ số). + Chức năng cấp số tựđộng cho công văn đi theo loại văn bản phát hành. + Chức năng nhập dữ liệu theo tên viết tắt cho các trường thông tin cần phải chuẩn hoá (Tên cơ quan, …). Chức năng giúp cho việc nhập liệu nhanh, người dùng không mất công dò tìm trong một danh sách dài danh mục tên có sẵn. + Chức năng kiểm tra trùng văn bản theo các tiêu chí (Nơi gửi, Số ký hiệu, Ngày ký). + Chức năng copy các văn bản có thông tin gần giống nhau về nội dung. + Chức năng tìm kiếm nhanh VB theo sốđến: phục vụ cho việc phân luồng văn bản đến sau khi văn bản đã được cấp số hoặc sau khi có ý kiến của Lãnh đạo cơquan (người giải quyết). + Chức năng theo dõi các văn bản là dự thảo trình cơ quan cấp trên phê duyệt. o Phân luồng văn bản o -Phục vụ bộ phận Văn thư chuyển văn bản xin ý kiến Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo cơ quan, sau đó chuyển cho các đơn vị xử lý. o -Tựđộng tạo phiếu xử lý phục vụ Lãnh đạo, Chuyên viên ghi ý kiến xử lý văn bản. o -Phục vụ chuyên viên -chủ trì xử lý văn bản - chuyển xin ý kiến của Lãnh đạo hoặc các chuyên viên khác theo cả 2 cách: + Theo qui trình lần lượt từng người. + Theo đồng thời các chuyên viên khác. o Quyền sử dụng đối với văn bản o -Văn thư có quyền xem, sửa đối với cả văn bản đến và đi của cơ quan. + Phân quyền xem đối với văn bản đến: Lãnh đạo cơ quan, Lãnh đạo Văn phòng, Văn thư, Vụ/Phòng chủ trì xử lý văn bản đó. + Chỉ trao quyền xem/sửa/xoá đối với những người liên quan đến văn bản xử lý công việc nội bộ hoặc dự thảo văn bản đi của cơ quan. o Xử lý văn bản và quản lý Hồ sơ của Chuyên viên + Hỗ trợ Lãnh đạo, Chuyên viên cùng xửlý công việc trong môi trường kết hợp. + Hỗ trợ Lãnh đạo, Chuyên viên quản lý, theo dõi việc xử lý văn bản. + Trợ giúp Lãnh đạo, Chuyên viên dự thảo, trao đổi ý kiến và phê duyệt văn bản + Trợ giúp Lãnh đạo, Chuyên viên theo dõi trạng thái xử lý vụ việc: “Chưa xử lý”, “Đang xử lý”, “Đã xửlý”, “Quá hạn xử lý”. o -Trực tiếp lấy số ký hiệu theo loại văn bản cho phần soạn thảo văn bản phát hành. o - Chuyển văn bản phát hành cho Văn thư quản lý, theo dõi. o Nhắc việc + Nhắc việc khi có công việc mới. + Chức năng tựđộng nhắc việc đối với từng người sử dụng theo từng công việc phải xử lý, thể hiện theo trạng thái của công việc đó, ví dụ: “Sắp đến hạn trả lời”, “Quá hạn trả lời”,.... o Tra cứu, tìm kiếm, thống kê văn bản + Tra cứu nhanh văn bản bằng phân loại và cách nhìn về văn bản theo các nhóm chủđề khác nhau. + Tìm kiếm văn bản bằng các cụm từ bất kỳ và giới hạn theo thời gian nhận văn bản hoặc chủđề nào đó. + Tìm kiếm mở rộng bằng nhiều điều kiện tìm kiếm khác nhau. o -Tổng hợp, thống kê văn bản bằng nhiều mẫu biểu khác nhau. o Quản trị hệ thống + Thêm người sử dụng: thêm người được phép sử dụng hệ thống chương trình theo các vai trò khác nhau, tạo khoá mã, mật khẩu cho người sử dụng. + Xoá bỏ người sử dụng: loại bỏ người sử dụng ra khỏi hệ thống. o -Quản lý cơ sở dữ liệu hệ thống. o -Xoá các dữ liệu thừa hết hiệu lực, sửa chữa dữ liệu hỏng. o -Cập nhập đồng bộ dữ liệu. o - Sao lưu khôi phục dữ liệu. * Bảo mật
Văn bản đến:
Văn bản đi:
Xử lý Văn bản:
- Quản lý công tác Văn thư một
cách toàn diện, chính xác và thuận tiện.
- Hỗ trợ công tác quản lý, chỉ
đạo, điều hành của lãnh đạo.
- Hỗ trợ Thư ký, Tổng hợp, Ban
giúp việc nhắc việc các đơn vị cấp dưới, theo dõi được tình hình xử lý công
việc từ đó kịp thời đôn đốc các đơn vị liên quan.
- Giúp các đơn vị tham gia xử
lý công việc được giao theo dõi được toàn diện các công việc được giao để có
phương án và thực hiện xử lý kịp thời tất cả các công việc.
- Hỗ trợ đắc lực công tác lưu
trữ cho nhân viên.
- Phần mềm cung cấp giao diện
thân thiện, dễ sử dụng, dễ cài đặt, dễ triển khai.
